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北京理工大學:“數字迎新”建設與實踐

  2008年到2016年,從北京理工大學“數字迎新”系統的改進中,我們可以看見全國大部分高校在此方面的縮影。

  2008年,北京理工大學開始了數字校園工程的建設,整個項目中除了一堆存儲服務器之類的硬件以外,還有幾個軟件系統,“數字迎新”就是其中一個。

  大概是在2009年,數字迎新系統“上線”了。那時的“數字迎新”就是在迎新現場擺個桌子,放臺電腦,要求學生報到的時候一定要到這個桌子簽到,系統就會記錄下學生已經來了。但因為沒什么實際用處,很多學生不會來,所以系統里面的數字是多少,也根本不會有人關心。

  后面的幾年,按照這樣的思路,我們重做了兩遍系統,簽到的桌子從一張變成了很多張,也要求學院一定要在系統中確認學生是否已經報到。但由于迎新現場的“工作人員”多是大二的學生,再加上每一年迎新現場的網絡都會有這樣或者那樣的問題,數字迎新系統里的數字,從來就沒有準確過。

  學校各單位的管理人員也并不依賴這一系統做準確的統計工作。

  可以說,在那些年,“數字迎新”就是一個死系統,每年九月“復活”,然后又乖乖回去“休眠”了。

  涅槃

  在2014年,學校成立了信息化建設工作小組,由學校辦公室牽頭加快信息化建設。而這一年的工作重點之一,就是要把“數字迎新”的工作做好。在當時,已經有很多高校發現了那種現場“數字迎新”系統的問題,并且進行了改進,在經過對北京兄弟高校的一番調研后,工作小組確立“網上預報到”為主的新的“數字迎新”模式,并開始準備新的迎新網站和“網上預報到”系統。

  新的“數字迎新”的核心思想,就是把迎新工作從新生報到的當天,提前到暑假期間。通過迎新網,發布那些新生最關心、最需要了解的事情,同時將大學生活的方方面面介紹給新生,讓新生對大學生活有一個大概的了解。“網上預報到”系統則大概包含了三個方面的功能,一是學生個人相關信息的發布,譬如學號、班級、住宿、同班同學的信息,輔導員和班主任的信息等等;二是學生全面信息的采集;三是整合一些重要系統譬如網上繳費等。

  表面上看,這些都是很簡單的事情,但其實正是因為新的“數字迎新”工作的開展,才促進了學校在迎新期間的管理工作方式的變革,有這么幾個方面。

  1.信息處理更快捷

  在2014年之前,迎新前最令人頭疼的不是系統好壞,而是拿不到系統運轉所需要的數據。

  排學號,曾經是一件非常消耗時間的事情:招辦把信息給到教務處,教務處把數據分給學院,學院分給輔導員,輔導員排好以后再一層層上傳;然后,還要仔細審核一遍,說不定哪個輔導員把數據弄錯了;最后,教務處再仔細地把數據導入教務系統。等這些工作都做完了,距離新生到校報到估計也就兩三天了。

  數字迎新工作最先探討的問題之一就是如何能夠盡早向新生開放“網上預報到”系統,而要做到這一點,一方面需要招辦加班加點盡早把所有新生數據梳理完畢,另外一方面也要改進數據處理流程,減少管理方式不合理導致的無謂消耗時間。為了實現這一點,由網絡信息技術中心專人負責對招辦提供的數據進行處理,再利用數字迎新系統中專門設計的數據預處理流程,一步步快速推進。從招辦提供數據,到預分班信息給到輔導員,再到最后生成學號,整個過程基本控制在三天以內。有了學號,就有了后續所有工作的基礎。

  一卡通統一發放,最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵。經過一次實際迎新工作的檢驗,這是一個通過精心設計和準備可以解決的技術性問題。

  2.信息流動更順暢

  在過去,新生信息是由招辦或教務處逐一發送給各個部門,各個部門再根據各自的使用習慣進行處理以后導入各自的信息系統。這種方法一方面非常麻煩,另一方面也為數據不一致埋下了隱患。

  在建設新的“數字迎新”系統的過程中,工作小組制定了新生數據統一交給學校辦公室,其他各個部門均從“數字迎新”系統獲取數據的工作方式。在這種方式下,無論是學院還是其他在迎新期間需要使用到數據的部門,都能通過系統獲取到自己工作所需的數據,既保證了數據的一致,也減少了各個部門分別處理數據的麻煩。

  譬如過去卡務中心拿到的新生照片是以考生號命名的,而通過“數字迎新”系統處理后,可以直接拿到以學號命名的數據,省去了手工處理的步驟。新生體檢表通過“數字迎新”系統打印后,省去了學生在空白表格上填信息貼照片的麻煩。

  3.信息采集更加完整

  在2014年前,新生入學后,教務和學工等部門都要組織學生進行信息采集的,采集到的信息會在日常工作中使用。但那些信息多數都以紙質版本呈現,輔導員們如果拿不到,也還要重新去采集。通過數字迎新的“網上預報到”環節,學生直接一次性把所有需要采集的信息全部填報給學校,各學院的輔導員對信息的質量進行把控,同時各個需要使用數據的部門,都可以直接從系統中查詢、下載相關的數據。同時,工作小組也規定了各個業務部門在新生入學后不得隨意再次進行數據采集,從而減少了對學生的無謂干擾。

  4.信息發布更加及時

  在過去,新生只有在到達學校以后,才能知道自己住在哪個宿舍,因此所有新生到校后需要提著行李到廣場的各專業迎新點領取材料,查詢自己的住宿位置,于是迎新的廣場人滿為患。這就是典型信息不對稱而造成的問題。

  學校通過迎新網和微信公眾號,提前發布了住宿信息,每個學生都可以查詢到,于是就可以讓新生到校后直接去宿舍辦理入住,把行李放下基本安頓好再到廣場的迎新點報到領取材料。

  一個小小的順序轉換,既讓學校給學生的服務更加人性化,又緩解了迎新廣場擁擠的人流,一舉兩得。

  “數字迎新”工作切實地提高了管理效率和管理水平,這一個過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設核心并非單單系統本身,而是如何全校一盤棋,提高數據質量、重塑管理流程。

  改進

  2014年所確立的“數字迎新”的管理模式,一直沿用至今,各個部門之間的配合也更加順暢。而“數字迎新”系統和迎新工作,也在不斷地改進中。

  1.電子身份的發放

  從2016年開始,學生“網上預報到”的過程做了一個小小的調整,就是在“網上預報到”前首先注冊自己的“統一身份認證”賬號。

  這項工作,是配合信息辦建設“注冊中心”的工作而進行的。注冊中心的核心工作,就是要管理好人員的電子身份,而電子身份的安全發放就是其中最基本的工作之一。

  過去學校的信息系統都習慣于發設置默認密碼,簡單點的123456,復雜點的用生日或身份證號。但在個人信息泄露時有發生的今天,用這些方式發放電子身份是非常不負責的做法。但學生的電子身份發放又和互聯網上注冊一個賬號不完全相同,每一個電子身份必須能夠和學校學籍信息一一對應,因此就有了“統一身份認證”的注冊過程。

  通過將這個環節前置,同時也解決了另一個問題,就是“數字迎新”系統作為學校的一個信息系統,它也是應該用“統一身份認證”登錄的。

  2.校園卡統一發放

  校園卡統一發放,是學校成立“學生事務中心”以來對迎新現場環節管理改進的一次嘗試,比起校園卡由各學院分別發放而言,統一發放有不少好處:省去學院裝袋區分的麻煩:沒有了校園卡,在一個專業每個學生領到的材料是完全一樣的,減少了材料裝袋的內容,也省去了發放環節需要區分的麻煩;

  準確統計到校人數:過去迎新現場無法準確統計報到人數和未報到人數的問題可以得到解決,一方面訓練有素的工作人員肯定能熟練使用系統,另一方面,最后數數剩了幾張卡也能瞬間知道還差幾個人;

  減少對電腦和網絡的依賴:校園卡發放的環節將成為現場報到的確認環節,各個學院不再需要通過線上方式進行確認,這樣也就解決了現場幾十臺電腦和它們的連網問題。信息化的管理,講究的是簡單順暢,并非電腦越多就越先進。

  一卡通統一發放,最大的隱憂在于人流集中時會不會擁堵。經過一次實際迎新工作的檢驗,這是一個通過精心設計和準備可以解決的技術性問題。

  3.微信客服和官方QQ群

  送孩子來北京上學,對于任何一個家庭來說都是一件大事兒。要做好各個方面的準備,特別是關于檔案、戶口遷移、助學貸款等等各個方面,每個新生家庭可能都或多或少面臨著一些疑問。雖然迎新網已經對絕大多數問題進行了解答,但也攔不住新生和家長們打爆每一個能找到的學校辦公電話。

  2016年開始,學校宣傳部利用“i北理”微信訂閱號的客服功能和官方新生QQ群,志愿者可以在家或者任何能夠上網的地方,安排值班對新生提供咨詢服務。志愿者有管理團隊,對問題進行匯總分享,并對志愿者提供信息支持與指導,提升回答成效,對于不能回答的問題,通過指導老師及時與迎新領導小組或相關部門、學院形成直接溝通,將最準確的回復及時轉發給咨詢者,解決他們的問題。

  這支百人志愿者團隊,以移動互聯網為信息樞紐,不僅及時解決了新生的問題,也及時將學校工作中的不足反映給各個部門,以便及時改進。

  “數字迎新”工作切實地提高了管理效率和管理水平,這一個過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設核心并非單單系統本身,而是如何全校一盤棋,提高數據質量、重塑管理流程。

  (作者單位為北京理工大學)

來源:中國教育網絡作者:李凌
《中國教育網絡》
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